Digitalisierung: Automatisierung
Lesezeit: 3 Minuten Autor: Heike Lübeck Datum:

Mit Automatisierung schneller zum Wunsch-Werbeartikel

Die wenigsten von uns haben im Job Zeit zu verschenken und sich in nervigen Prozessen zu verlieren. Wie kann eine sinnvolle Automatisierung die Bestellung von Werbeartikeln vereinfachen und beschleunigen?

Automatisierung und Workflow-Optimierung sind echte Buzz-Words, die sich unbedarft genutzt auch einmal irgendwo zwischen leerer Worthülse und Bullshit Bingo wiederfinden. Wir wollen genauer hinschauen.

#1 Die Bestellung von Werbeartikeln

Nein, die Bestellung per eMail gilt nicht als automatisierte Bestellung. Letztlich ist sie nichts anderes als eine Postkarte oder ein Fax. Aber zum Glück gibt es ja inzwischen einige Online-Shops, über die man mit wenigen Klicks einen Werbeartikel aussucht und bestellt. Wichtig dabei: Es sollte sich um eine echte, verbindliche Bestellung handeln (nicht nur um die Bitte, ein Angebot zuzusenden). Das stellt einige Ansprüche an Artikeldaten und Prozesse wie ein Online-Payment. Große, gegebenenfalls sogar ins Intranet eingebundene Shops haben dies schon perfektioniert, mit Freigabeprozessen und Übermittlung der Daten ins unternehmenseigene ERP.

#2 Die Gestaltung der Druckdaten

Mit dem Absenden der Bestellung hört die Automatisierung dann häufig auch schon auf. Druckdaten werden per eMail ausgetauscht, von Mediengestaltern geprüft und das Ergebnis zu gegebener Zeit übermittelt. Im Idealfall dauert dieser Prozess 24 Stunden, in der Hauptsaison gehen dafür auch einmal einige Tage ins Land.

Dabei gibt es inzwischen Online-Tools, die auch hier hilfreich unterstützen. Die Bandbreite reicht von einer reinen Druckdatenprüfung (also dem schlichten Check, ob die Datei den technischen Anforderungen genügt) über eine Datenoptimierung bis hin zu der Möglichkeit, die eigenen Druckdaten im Shop online zu gestalten und das Ergebnis dann auch direkt freizugeben. Nur diese letzte Möglichkeit ist echtes Web-to-Print und ermöglicht es, schon vor dem Absenden der Bestellung den bestmöglichen Eindruck vom fertigen Ergebnis zu erhalten.

#3 Die kaufmännischen Prozesse

Du suchst deinen Artikel online aus, gestaltest ihm im Web und bezahlst auch direkt. Damit hast du alles getan, was dir möglich war, damit dein Auftrag schnell und automatisiert laufen kann. Den Rest müssen andere erledigen: Job von Händlern wie mypromo und Herstellern ist es nun, dass dein Auftrag so schnell weiterläuft, wie es möglich ist. Dazu gehören die rasche Übertragung aller Auftragsdaten, die Lieferung vollständiger Informationen (damit erst gar keine Rückfragen auftreten) und der Verzicht auf überflüssigen Schnickschnack wie manuell erstellte Auftragsbestätigungen o.ä.

So lassen sich kurze Produktionszeiten und günstige Preise realisieren, die allen helfen.

#4 Wieviel Automatisierung macht für dich Sinn?

Nicht jeder Schritt macht für jede Bestellung Sinn. Eine komplexe Sonderanfertigung wird bestimmt nicht im Onlineshop geordert. Bei hohen fünfstelligen Auftragssummen ist die Art der Auftragsübermittlung auch letztlich egal. Und wenn ein Artikel ohnehin aus Fernost importiert werden muss, kommt es eventuell auch nicht darauf an, ob die manuelle Datenprüfung 12 Stunden oder 3 Tage dauert.

Letztlich musst du für dich selbst entscheiden, womit du dich wohlfühlst. Nutze die Technik, wo sie dir und deinem Werbeartikel-Partner hilft und euch das Leben leichter macht. Wenn du dir bei der Gestaltung deiner Druckdaten sehr unsicher bist, ist vielleicht ein Online-Editor nicht das Richtige. Aber wenn Du eine Express-Fertigung brauchst, kann eine manuelle Datenprüfung verhindern, dass der Artikel noch pünktlich ankommt.

Bei mypromo tun wir sehr viel dafür, dir das bestmögliche Online-Erlebnis mit einem hohen Maß an Automatisierung zu bieten. Unser Ziel: dass du dich auf das Wichtige konzentrieren kannst, anstatt eMails auszutauschen und Lieferterminen hinterherzulaufen.